年末になると各企業が準備に追われる年賀状の発送業務。
多くの企業では顧客名簿や名刺を元に発送を行うとは思いますが、年が明けていざ届いた年賀状を整理していると、うっかり出しそびれていた相手からの年賀状を見つけて慌てた経験をお持ちではないですか？
この記事では、そんな出していない相手から届いた年賀状のお返しについて、ビジネスマンとして知っておくべきマナーについてご紹介します。
差出人による3つの年賀状のお返し方法
こちらから出していない相手から年賀状が届いた場合のお返し方法は、大きく考えて次の3つです。
- 電話をかける
- メールで返す
- 年賀状を送る
これらはそれぞれ、相手の立場や関係性によって使い分ける必要があります。
電話をかける
年賀状をもらった相手がごく親しい取引先の担当者で、普段から気のおけない付き合いをしている相手であれば、電話で返事をしてもいいでしょう。
年頭のあいさつを兼ねた電話をかけ、年賀状を出していない非礼を詫びると同時に、年賀状をいただいたお礼を伝えます。
注意点としては、仕事初め最初の日は、先方も何かと忙しく時間に追われているでしょうから、午前中の電話は避けるようにしましょう。
さらに、なるべく簡潔に用件だけを伝え、それ以上の会話は後日にするといった配慮も大切です。
メールを返す
電話をかける場合と同じく、相手が親しい取引先の担当者の場合でも、営業職の相手の場合はメールで返事を返すことを考えてもいいかもしれません。
これは、営業職の担当者であれば年の初めは挨拶回りなどで、先方が必ずしも会社にいない場合も考えられるためです。
そういった相手への返事は、ごく親しい相手の場合でも電話ではなくメールを使って、いつでも都合の良い時に開いて貰えるようにといった配慮をしたいもの。
注意点としては、タイトルを見ただけであなたからの新年の挨拶メールだということがすぐに分かるように、メールタイトルを簡潔にすることが必要です。
この場合でもいただいた年賀状のお礼とお詫びを、年頭の挨拶とともにしっかり伝えるようにします。
年賀状をお返しする
担当者個人ではなく相手先の会社や部署の代表者名義での年賀状や、目上の方からの年賀状の場合は、やはり電話やメールで済ますのではなく、しっかりと書面としての年賀状で返事を返したいものです。
しっかりとこちらから年賀状を出していない非礼を詫び、お礼と新年のお祝いを明記しましょう。
年賀状をお返しする場合のビジネスマナー
ビジネスシーンの企業間取引において、いちばん正式な年賀状のお返しは、やはりこちらも年賀状としてお返しすることです。
ここでは、そんな年賀状のお返しをする場合のビジネス上のマナーについて詳しく解説いたします。
年賀状を出して良い時期
ビジネスシーンでいただいた年賀状を整理するのは、大抵の場合は三が日が明けてからだと思います。
つまり、いただいた年賀状の取引相手に、こちらから年賀状を出していないことに気づくのは4～5日頃になってしまうと考えられます。
それから年賀状の返事を用意したとして、松の内（1月7日）までに先方に届くように出せるのであれば、そのまま年賀状として発送しても問題ありません。
通常三が日中に届けられる年賀状の返事であれば、特に遅れたお詫びを必要はありませんが、それ以降になるようでしたら必ずそのことについて一筆添えるのは忘れないようにしてください。
まずはすぐにアクションを起こす
ビジネスシーンにおいて、取引先と円滑な関係を築くためにはすべてスピードが命です。
年賀状の返事にしても、電話、メール、年賀状と、どの方法で返事を返すにしても、まずはすぐにアクションを起こすことが必要です（電話の場合のみ相手の状況を鑑みたタイミングを読むことも必要）。
松の内を過ぎたら寒中見舞いでお返しを
自社の新年の始業時期がゆっくりだったり、出していない相手からの年賀状に気づくのが遅れてしまうなどして、松の内に届けられない場合では年賀状をお返しに出すのは失礼に当たります。
その場合は寒中お見舞いの形でお返しするようにしましょう。
遅れた非礼の詫び方
年賀状のお返しをする場合は、必ずこちらから出していない非礼を詫びるのが、ビジネスシーンでの常識です。
しかし、あまりオーバーに謝罪しすぎるのもかえって先方に気を遣わせてしまうもの。
言い訳がましくならないように注意して、あくまで自分の都合で年賀状を出すのが遅れてしまったという表現にしておく方が失礼にはあたりません。
遅れたお詫びの一例
ご丁寧な年賀状をいただきありがとうございました
年末の慌ただしさにまぎれご挨拶が遅れましたことをお詫び申し上げます
日付の表記
「元旦」もしくは「元日」はあくまでも1月1日に到着する年賀状にのみ使用するものです。
そのため元旦以降に到着する年賀状では、それらの表記を使うことはせず次の表記とします。
- 令和◯年正月：三が日までに届けられる場合
- 令和◯年一月吉日：三が日以降に届く場合
【番外編】喪中に届いた年賀状へのお返し
大原則として「喪中」とは、故人を偲ぶために近親者が身を慎む期間のことを指しています。
そのため本来であれば、仮に会社の代表者などが亡くなった場合でも、会社や法人には喪中という考え方は当てはまりません。
しかし、同族企業や家族経営の小さな会社などの場合で、取引先とも密接な関係を築いているような場合では、喪中として年賀状を遠慮する場合もあるでしょう。
その場合は通常はあらかじめ「年賀状の欠礼はがき」を出すことになりますが、ついうっかり送りそびれた取引先から、それとは知らず年賀状が届くこともあるかもしれません。
そういったケースではお返しの挨拶状を返す時期に関わらず、寒中お見舞として出すのがもっともふさわしい対処法です。
年賀状の出し忘れが無いように配布業務は効率的に
とかく忙しい年末時期に用意しなければならない年賀状は、ついつい後回しとなっておざなりになりがちです。
しかしビジネスシーンにおいては、取引先に新しい年の最初の挨拶を告げる年賀状は、大切な営業ツールともなります。
忙しさにかまけて名簿や名刺の管理がおろそかになり、年賀状を出しそびれるという非礼を避けるためにも、普段の取引先管理を徹底するとともに、年末の年賀状発送業務は効率的に行うことが求められます。
そのためには、年賀状作成から宛名印刷までの一連の流れを外注に任せ、なおかつなるべく早めにアクションを起こすことが大切です。
納期やコストパフォーマンスなどをよく見比べて、年末の繁忙期の手間を少しでも減らせるよう、賢い外注業者選びを行ってください。
まとめ
いかがでしょうか？
うっかりこちらからは出しそびれた相手から年賀状が届いた場合の
- 電話をかける
- メールで返す
- 年賀状を送る
という、3つの対処法について相手先別に対応を考えるべきということと、その際のビジネスマナーについてはお分かりいただけたでしょうか？
いずれの場合でももっとも大切なのは、そのようなことが起こらないように綿密な名簿管理と余裕を持った業務管理を行うことですが、万が一の場合にも迅速に対応することが求められます。
そのためには年賀状印刷の賢い業者選びを行って、自社の営業戦略の一部に取り込むことは、大切な第一歩となってくれるでしょう。
