年末といえば各企業とも忙しい業務のかたわら、毎年恒例の年賀状発送の準備を始める時期です。
そんな年賀状の宛名書きをする場合、どうにもきれいなレイアウトとならずに悩んだ経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
近年ではIT企業などがビジネスシーンの主流を占め始めているため、カタカナを含んだ社名や部署名、肩書など長いものが多くなり、年賀状の宛名書きをする際のバランスがますます取りづらくなっています。
この記事では、そんな長い社名や役職名の相手への、年賀状の宛名書きのコツについて詳しくご説明していきます。
ビジネス年賀状で長い社名や役職名の書き方
企業間で取引先や顧客へ送る年賀状は、ビジネスにおいては大きな営業ツールとなることもあり、相手に対して失礼になるようなことは少しでも避けたいものです。
そういった意味で表面に記載する宛先は、相手先の社名や名前を直接書く部分でもありますので、特に注意して書く必要があります。
なるべく丁寧に書くことは基本中の基本ではありますが、それに加えてきれいなレイアウトで書くことにも注意したいものです。
会社宛ての年賀状ではすべて省略せずに書く
カタカナを含んだ社名や部署名・役職名など、長い肩書を持つ相手への年賀状では、ついつい宛先を省略して書きたくなってしまうことも多いでしょう。
しかし、相手の肩書というのはその人の顔でもあるものですから、それを省略して書くというのは重大なビジネスマナー違反となります。
ただし、個人宅に送る年賀状の場合は、それらすべての肩書を書かず氏名だけとするのが一般的です。
会社宛て年賀状の宛名書きのコツ
会社宛に送る年賀状に記載する宛先の主な構成要素は次の通りです。
- 郵便番号
- 住所
- 会社名
- 役職名
- 個人名・敬称
それぞれの項目別に、きれいに書くコツを解説します。
郵便番号
はがきの右上にある郵便番号記入欄に、しっかりと分かりやすく記入します。
少し右側に傾けて書く方が、スッキリとまとまって見えるのでおすすめです。
住所
郵便番号記入欄の右端より1行ほど開けた位置から書き出します。
番地などの数字はすべて漢数字で書くようにして、ビルやマンション名、階数などを含み住所自体が長くなる時は、2行に分けて記入します。
また、2行目は1行目より1文字以上下げた位置から書き始めたほうが、バランスの良いレイアウトとなるでしょう。
会社名・部署名
書き始めは住所の一番上より1文字分下げた位置から書き始め、住所とほぼ同じ大きさか、やや大きめのサイズで記入します。
「株式会社」なども「（株）」などと省略せずに記入するのが最低限のマナーです。
部署名がある場合には、会社名を住所と同じ高さから書き始め、部署名を一回り小さな文字サイズで、住所と会社名の位置より段を下げて書き始めると良いでしょう。
部署名が長くなる場合は2行に分けて書きますが、この場合は書き始めの位置に差はつけず、横並びとします。
役職名
役職名が3文字までで収まる場合には、名前の上に小さめの文字で1行で書くようにします。
その際の書き始めの位置は、住所の1行目と同じ最上段から書くのが良いでしょう。
4文字の役職の場合（営業部長、など）は、同じく名前の上に小さめの文字で書きますが、その場合は2行に分けて書くとバランスが取れます。
5文字以上の役職の場合は名前の右側に小さめの文字で、会社名と同じ位置から書き始めると良いでしょう。
また、「営業部長」と「取締役」などのように、2つ以上の役職がある場合にも、それらすべてを種略せずに書くのがマナーで、その場合はより上の役職から順番に書くようにします（「取締役 営業部長」など）。
個人名・敬称
相手先の個人名は、4文字までの役職名がある場合にはその下から、5文字以上の役職名がある場合はその左、できればはがきのほぼ中央になるように、いちばん大きい文字で書きます。
書き始めの位置は、住所や社名・部署名の行数が少ない場合（概ね3行以内）は、住所の1行目と同じ一番高い位置から書き始めます。
ただし、行数が多い場合はそれまでよりやや低い位置から書き始めたほうがバランスが取れます。
また、2文字の肩書（部長、課長など）の場合は、氏名の後に「〇〇部長」のように書く場合もありますが、役職名を氏名に続ける時は「部長 様」のように書くのは間違いです。
年賀状の宛名書きの注意点
ビジネスシーンでの年賀状というものは、会社間の重要な取引の延長線上ですから、相手に失礼がなく自社のブランドを傷つけないためにも、最低限次のことには気をつけるようにしましょう。
- 宛名を赤ペンで書くのは重大なマナー違反になるので、絶対に控える。
- 宛名を書き損じた場合には、修正テープ・修正ペンなどを用いたり、二重線を引いて書き直したりすることはせず、必ず新しいはがきに書き直すようにします。
横書き年賀状の注意点
既成の年賀はがきなどは元々縦書きの日本語を書くために作られており、企業間で送り合う年賀状も正式には縦書きとするものではあります。
しかしカタカナが多い社名や、アルファベットが混じった社名などを書く場合には、かえって横書きにしたほうがバランスが取れる場合もあります。
そういった場合のレイアウトも、基本的には縦書きに準じたものとすれば問題はありません。
その際の数字はすべて算用数字として表記し、数字だけでなく全体的に多少右側に傾けて書くとバランスが取れてきれいに見えます。
宛名書きを印刷する方法
ここまでは宛名書きをすべて手書きで記載する方法について説明してきました。
しかし、最近のIT系企業などの部署名や役職名は、本当にカタカナ混じりで長いものが多くなっています。
そうした長い宛先をきれいに書くためには、やはり手書きではなく印刷で対処したほうが便利なものです。
ここでは宛名書きを印刷するための2つの方法についてご紹介します。
無料ソフトを使用する
オフィスにあるパソコンとプリンタを利用して宛名印刷をする場合、ExcelやWordといった汎用ソフトを使用して印刷をすることも可能ですが、細かいプリンタの設定などが案外面倒なものです。
そんな時にはやはり専門のソフトを利用するのが便利です。
最近では無料で利用できる専用ソフトも多数リリースされていますので、そういったものを利用してみるのが良いでしょう。
＞＞自前で作るビジネス年賀状｜注意点とおすすめフリーソフト＆サービス
印刷業者に丸投げする
裏面の印刷を自社で行うのではなく、印刷業者に任せるのであれば、宛名書きも含めて丸投げしてしまうのも1つの方法です。
この方法であれば手間がかからず、印刷自体のクオリティの高いものが作成できますので、何かと忙しい年末の業務を効率化するためにもおすすめします。
まとめ
年賀状の宛先に長い住所や社名、役職名などを記載する場合の注意点について解説してまいりました。
縦書き・横書きいずれの場合でも、長い肩書をこちらの判断で省略したりせず、先方に失礼の無いように記載するためには、若干のコツが必要です。
そうした配慮を必要とせず、よりクオリティが高く美しい年賀状を作成するためにも、外注の印刷業者などをうまく利用して、業務を効率化するのも年末の繁忙期を乗り切る企業戦略の1つです。
費用対効果や利用できるサービスなどを良く比較して、賢い業者選びで新しい年を迎える準備を効率的に行ってください。
